Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.   Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.   Поставщик:  1. Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.  2. Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.  Заказчик:   1. Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и...С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику. 

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме. 

Поставщик:

1. Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

2. Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик: 

1. Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

2. Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

3. Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

  • принять ТРУ полностью, 
  • принять ТРУ частично,
  • отказаться принять ТРУ.

При полной приемке товара:

  1. Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

  2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

  3. Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

  4. Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

  1. Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

  2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

  3. Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

  4. Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

  5. Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

  6. Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

  1. Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

  2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

  3. Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

  • счет-фактуру и передаточный документ,
  • счет-фактуру,
  • передаточный документ.

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа. 

Раздел «Общая информация»  

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика. 

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

  • название организации, 
  • ИНН и КПП,
  • реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»  

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Указывается автоматическиУказывает поставщик
Название и код ТРУ Сорт и артикул товара
Единица измерения Количество
Цена за единицу измерения с НДС и без него Данные таможенной декларации

Для лекарств действуют другие правила:

Указывается автоматическиУказывает поставщик
Название и код лекарства Срок годности
Международное непатентованное наименование (МНН) Размер оптовой надбавки
Торговое название, форма и дозировка Данные таможенной декларации
Страна-производитель  
Цена за упаковку  
Налоговая ставка  

Раздел «Факт отгрузки» 

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

  • дату,
  • имя и должность сотрудника, который передаст товар,
  • данные транспортной накладной,
  • данные документа об отгрузке.

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание» 

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

  • «Проект»,
  • «На подписании»,
  • «Ошибка доставки».

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Как создать документ-исправление 

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление». 

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

  • вид документа,
  • наименование и количество товара,
  • стоимость товара с налогом,
  • сумму акциза.

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

  • заказчик принял ТРУ частично, 
  • изменилась стоимость ТРУ.

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ». 

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

  • увеличить или уменьшить количество ТРУ,
  • добавить или удалить ТРУ,
  • исправить цену за единицу.

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика. 

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Источник: Контур Закупки

 

Письмо Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126@ от 18.12.2019 "Об электронном документообороте документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг), сформированных с использованием единой информационной системы в сфере закупок"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
N 14-00-06/27476

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
N АС-4-15/26126@

ПИСЬМО
от 18 декабря 2019 года

ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
ДОКУМЕНТОВ О ПРИЕМКЕ ТОВАРОВ (ВЫПОЛНЕНИИ РАБОТ, ОКАЗАНИИ
УСЛУГ), СФОРМИРОВАННЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЕДИНОЙ
ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В СФЕРЕ ЗАКУПОК

Положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной системе) урегулированы вопросы исполнения государственных и муниципальных контрактов, в том числе необходимость оформления документов о приемке поставленного товара (выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта). Также согласно статье 103 Закона о контрактной системе предусмотрена обязанность включения сведений об исполнении государственного и муниципального контракта в реестр контрактов, заключенных заказчиками, который ведется в единой информационной системе в сфере закупок (далее - ЕИС).

Согласно части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон 402-ФЗ) первичный учетный документ, составляемый при совершении факта хозяйственной жизни, в том числе при передаче-приемке поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, может быть оформлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии с частью 6 статьи 4 Закона о контрактной системе и постановлением Правительства Российской Федерации от 13.04.2017 N 442 Федеральное казначейство является оператором ЕИС и согласно письму Федеральной налоговой службы от 30.09.2019 N 6-3-02 включено в сеть доверенных операторов электронного документооборота счетов-фактур Федеральной налоговой службы.

С учетом положений Закона о контрактной системе и Закона 402-ФЗ с 1 июля Федеральным казначейством в ЕИС реализована первая очередь функциональных возможностей для заказчиков и поставщиков (подрядчиков, исполнителей) по формированию и подписанию электронной подписью электронных документов о приемке поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) по формату, утвержденному ФНС России для представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (далее в письме - документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг)).

Федеральная налоговая служба и Федеральное казначейство сообщают о том, что в отношении электронных документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) применимы следующий порядок их формирования и передачи:

1) документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями;

2) в случае истребования у налогоплательщика документа о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированного в ЕИС в электронной форме, он представляется в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи в порядке, определенном ФНС России в соответствии с пунктом 4 статьи 31 и статьями 93 и 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (приказы ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16 и от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168).

Аналогичный порядок может быть использован налогоплательщиком для представления в налоговые органы приложенных к документу о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) файлов скан-образов документов, созданных на бумажном носителе (в случае их истребования в рамках налоговых проверок).

В случае истребования налоговым органом документов, содержащих дополнительную информацию к информации, отраженной в сформированном в ЕИС документе о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) в электронной форме, составленных в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, такие документы передаются на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

Действительный
государственный советник
Российской Федерации
2 класса
А.Т.КАТАМАДЗЕ

Действительный
государственный советник
Российской Федерации
2 класса
С.Н.АНДРЮЩЕНКО

Комментирование будет доступно после регистрации на сайте.

Зарегистрироваться Войти