С 2022 года использование электронного актирования стало обязанностью каждого из заказчиков. Рассказываем, как поставщику сформировать документы о приемке.
Электронное актирование — это обмен документами о приемке товаров, работ, услуг при исполнении государственных и муниципальных контрактов (в соответствии с Законом № 44-ФЗ) в электронном формате посредством функционала личного кабинета заказчика и поставщика единой информационной системы.
|
Подробнее о том, как происходит заключение контракта, о порядке оформления документов, приемке и корректирующих документах смотрите на вебинаре директора академии продаж OTC.RU, эксперта в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ Юлии Романовой «Электронное актирование по 44-ФЗ для поставщиков». |
С 2022 года с учетом изменений, которые внес Закон № 360-ФЗ в закон о контрактной системе, все заказчики обязаны использовать электронное актирование. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Федеральной налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.
Цели электронного актирования
- Упростить взаимодействие заказчика и поставщика.
- Ускорить согласование приемки.
- Дать возможность автоматической оплаты на основании электронных документов.
- Исключить бумажный документооборот.
- Снизить риск технических ошибок.
- Обеспечить идентичность информации из контракта и закрывающих документов.
- Собирать статистические данные.
- Оптимизировать закупочный процесс.
- Повысить прозрачность системы закупок.
Если заказчик в текущем году использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.
В конце статьи вы найдете алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика.
Первичное формирование документов о приемке — обязанность поставщика
В личном кабинете ЕИС у пользователя должны быть активированы следующие права доступа:
- просмотр договоров и создание документов о приемке;
- наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
После активации необходимых полномочий пользователя доступ будет открыт в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде.
Предварительные настройки личного кабинета, прав пользователя необходимо выполнить в разделе «Администрирование».
Алгоритм подготовки поставщиком документа о приемке:
- Подготовить поставку товара, оказание услуг, выполнение работ согласно условиям контракта.
- Зайти в личный кабинет ЕИС.
- Открыть раздел «Исполнение контрактов».
- Выбрать контракт, по которому необходимо направить документы заказчику. Контракт должен быть на стадии исполнения.
- Выбрать один из трех типов документов, которые будут доступны в электронной карточке контракта:
- Документы о приемке (электронный акт) — необходимо использовать этот тип документа, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
- Счет-фактура и документ о приемке — документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость, и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
- Счет-фактура — документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость.
При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С). Загружаемый файл должен быть в формате xml.
- Сформировать и заполнить документ о приемке. Он содержит две основные части: титул заказчика и титул поставщика. Частично форма будет предзаполнена. Участнику необходимо внести только информацию о товаре, работах, услугах, а также указать недостающие сведения о своей организации (титул поставщика).
В единой информационной системе предусмотрена возможность работы поставщика и заказчика с документами в электронном виде, которые подтверждают:
- факт поставки товара — любого имущества, кроме объектов недвижимости);
- факт передачи товара с транспортировкой, например, при транспортировке товара третьими лицами;
- факт оказания услуги и передачи результатов выполненных работ.
Документ о приемке включает следующие разделы и обязательные сведения:
- Общая информация — информация о контракте, наименование документа, реквизиты документа о приемке.
- Контрагенты — заказчик, поставщик, дополнительно могут быть указаны сведения по грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику.
- Товары, работы, услуги — информация о поставленных товарах, выполненных работах, оказанных услугах.
- Факт передачи товаров, работ, услуг — информация о передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг, место поставки, основание передачи, сведения о лице, передавшем товар, информация о транспортировке.
- Подписанты — сведения о лицах, подписывающих закрывающий документ.
- Дополнительные документы — предусмотрена возможность прикрепить иные документы, не требующие подписания со стороны заказчика.
- Подписание — здесь возможно просмотреть печатную форму и подписать сформированный документ.
В процессе движения документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа:
- Проект — серый цвет — документ находится на стадии формирования поставщиком.
- Рассмотрение — желтый цвет — заказчик рассматривает полученный документ.
- Отказано — красный цвет — заказчик отказал в приемке, документ о приемке не подписан.
- Подписано — зеленый цвет — заказчик принял товары, работы, услуги, документ о приемке подписан.
- Подписать документ цифровой подписью. Система автоматически направит документ заказчику.
- Поставить товар, выполнить работы, оказать услуги. Но учитывайте, что на практике поставщику необходимо параллельно производить поставку и оформлять документы приемки.
Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. Если в ответе заказчика на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную.
Поставщику также необходимо учитывать иные особенности обмена документами при исполнении контракта в электронном формате: для каждого документа о приемке отображаются пиктограммы для просмотра подписи и печатной формы.
Пиктограмма подписи отображается в двух режимах:
- Документ частично подписан — когда у документа несколько подписантов и хотя бы один из них не подписал документ о приемке/ корректировочный документ.
- Документ подписан — когда документ о приемке/корректировочный документ подписан всеми подписантами.
- Датой поступления поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанного документа о приемке, мотивированного отказа от подписания документа о приемке считается дата размещения таких документов, мотивированного отказа в ЕИС со стороны заказчика.
- В случае получения мотивированного отказа от подписания документов о приемке поставщик вправе устранить причины, указанные в документах, и направить повторно документ о приемке.
|
Документ о приемке считается подписанным в день его подписания заказчиком в ЕИС. В реестре контрактов информация размещается автоматически не позднее одного часа. |
Действия поставщика при отказе заказчика осуществить приемку
Если заказчик отказывается принимать приемке товары, работы, услуги, у поставщика есть два варианта решения вопроса:
- Исправить замечания, сделать поставку в соответствии с условиями контракта и заново направить заказчику акт через ЕИС.
- Обжаловать действия заказчика.
Когда товары приняты частично, поставщику необходимо выбрать из списка документ о приемке, по которому заказчик принял только часть ТРУ, сформировать корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню личного кабинета «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг).
Исполнителю необходимо подписать корректировочный документ в личном кабинете ЕИС и направить его заказчику в ЕИС. Корректировочный документ подписывают уполномоченные лица, в том числе в установленных случаях ответственные за бухгалтерский учет.
Шпаргалка «Алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика»
Автор: Романова Ю. А.
руководитель отдела развития продуктов обучения для участников закупок Департамента обучения ООО «РТС‑Тендер», эксперт в сфере закупок по 44‑ФЗ, 223‑ФЗ
Источник: Контур Школа
