С 1 января 2022 года для организаций, работающих в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд вводится так называемое электронное актирование.
Рассказываем, что такое электронное актирование, как правильно выставлять электронные документы в Единой информационной системе госзакупок.
Электронное актирование
Федеральный закон от 02.07.2021 № 360-ФЗ дополнил законодательство о контрактной системе в сфере государственных и муниципальных закупок положениями об обязательном электронном актировании для всех без исключения заказчиков. Электронное актирование представляет собой процесс электронной приемки товаров, работ и услуг, в ходе которой осуществляется создание, оформление и обмен электронной документацией между заказчиками и поставщиками (исполнителями).
Создание и обмен электронными документами о приемке товаров, работ и услуг для государственных/муниципальных нужд осуществляются с использованием Единой информационной системы в сфере госзакупок (ЕИС). ЕИС – это большая база данных, которая включает в себя (ст. 4 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»):
- планы-графики и информацию об их реализации;
- реестр контрактов, заключенных заказчиками;
- единый реестр участников закупок;
- реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- библиотеку типовых контрактов;
- реестр банковских гарантий;
- реестр жалоб, плановых и внеплановых проверок, их результатов и выданных предписаний и т.д.
В ЕИС представлены личные кабинеты как заказчиков, так и исполнителей по госконтрактам. Выполнив условия контракта, исполнитель обязан проинформировать об этом заказчика, направив ему через ЕИС подписанный электронной подписью документ о приемке товара, работы или услуги.
Получив данный документ, исполнитель производит его проверку и в случае отсутствия разногласий ставит в документе свою подпись и отправляет документ исполнителю. Эта процедура и называется электронным актированием, которое станет общеобязательным в сфере госзакупок начиная с 01.01.2022 года.
Работа в Единой информационной системе госзакупок (ЕИС)
Чтобы с 2022 года иметь возможность работать в сфере госзакупок, организация-поставщик (исполнитель) должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок .
При этом должностные лица организации, уполномоченные выступать от ее имени при исполнении госконтрактов, в том числе главный бухгалтер, должны быть также зарегистрированы в качестве пользователей Личного кабинета участника закупок. Перечень доступных для должностных лиц операций в личном кабинете участника будет зависеть от полномочий и прав доступа, настраиваемых индивидуально для каждого пользователя.
Права и полномочия пользователей должны соответствовать правам и полномочиям должностных лиц, осуществляющих юридически значимый документооборот организации на бумажном носителе.
Зарегистрировавшись и настроив личный кабинет в ЕИС, организация и ее должностные лица получают возможность по формированию, редактированию, удалению и подписанию документов о приемке, а также корректировочных документов.
В ЕИС пользователям доступны следующие документы о приемке:
- документ о приемке (аналог товарной накладной, которую используют организации, не являющиеся плательщиками НДС);
- счет-фактура;
- УПД – универсальный передаточный документ, сочетающий в себе признаки документа о приемке и счета-фактуры.
Какой именно документ выбрать для работы и подтверждения факта исполнения контракта, выбирает сам пользователь. Плательщик НДС может выбрать либо счет-фактуру, либо УПД, тогда как организация, не являющаяся плательщиком НДС, может работать только с документами о приемке.
Оформление электронных документов о приемке в ЕИС
В ЕИС предусмотрена возможность работы с документами о приемке, которые подтверждают следующие факты:
- передачи-приемки товаров без транспортировки с передачей товара заказчику;
- приемки товаров с транспортировкой и передачей товара заказчику либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров;
- оказания услуги;
- передачи результатов выполненных работ.
Выполнив контракт, поставщик/исполнитель должен сформировать в личном кабинете ЕИС электронный документ о приемке. Для этого в меню контракта необходимо выбрать пункт «Создать первичный учетный документ». В появившемся шаблоне необходимо указать наименование поставщика и заказчика, сведения о поставленных товарах/выполненных работах, дату исполнения, имя и должность ответственного за передачу лица.
Часть необходимой информации автоматически подгрузится из самого реестра контракта. Уже составленную в ЕИС документацию о приемке в случае необходимости можно править и изменять. Но вносить корректировки допускается только в случаях, когда исправление сведений не предполагает изменения стоимости товаров, работ и услуг, указанной в документе о приемке. То есть тогда, когда не осуществляется изменение объема товаров, работ, услуг или цены за их единицу.
При формировании документа о приемке поставщик может приложить к нему иные документы, свидетельствующие о приемке товаров, предусмотренные условиями контрактов, а также подписать их электронной подписью. Главное условие: дополнительно прилагаемая документация не должна противоречить информации в электронном документе о приемке.
Далее сформированный документ с приложениями нужно будет подписать и отправить на проверку и подпись заказчику. Документы о приемке в ЕИС подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Если к документу о приемке была приложена дополнительная документация, то при подписании титула поставщика и титула заказчика в личном кабинете заказчика дополнительная документация о приемке также будет автоматически подписана.
Настройка обмена с ЕИС в 1С:Бухгалтерии 8
В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с версии 3.0.105.31 добавлена возможность обмена с заказчиками государственных контрактов через личный кабинет Единой информационной системы (ЕИС) в сфере госзакупок.
Теперь организации, являющиеся поставщиками по госконтрактам, могут подготовить данные для электронного актирования поставки товаров, выполнения работ и услуг (Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ в редакции от 02.07.2021). Функционал доступен только в версии КОРП.
Полный интерфейс: меню "Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с Единой информационной системой в сфере закупок".
Получение документов из личного кабинета ЕИС
Документы из личного кабинета ЕИС поступают во входящие документы ЭДО.
Если один и тот же товар соответствует разным объектам закупки, используйте разные элементы справочника Номенклатура.
Для объектов закупки с типом Работа или Услуга можно указывать одинаковые элементы справочника Номенклатура.
Полный интерфейс: меню "Продажи - Сервис - Текущие дела ЭДО".
Полный интерфейс: меню "Справочники - Покупки и продажи - Договоры".
Отправка в личный кабинет ЕИС данных по поставке товаров, выполнению работ и услуг
Отправка в личный кабинет ЕИС данных для электронного актирования по поставке товаров, выполнению работ и услуг выполняется из документов Реализация, Корректировка реализации.
Подписание электронных документов и другие криптографические операции выполняются в личном кабинете ЕИС, такое ограничение установлено в ЕИС.
Полный интерфейс: меню "Продажи - Продажи - Реализация (акты, накладные, УПД)".
После отправки обновите состояние ЭДО документа Реализация (Полный интерфейс: меню Продажи – Сервис – Текущие дела ЭДО – Отправить и получить).
Зайдите в личный кабинет ЕИС после успешной отправки документа, чтобы подписать его и направить заказчику.
Если документ не был принят в личном кабинете ЕИС, то состояние ЭДО документа изменится на "Закрыт с ошибкой передачи". Посмотрите описание ошибки в электронном документе.
Полный интерфейс: меню "Продажи - Продажи - Реализация (акты, накладные, УПД) - ЭДО - Посмотреть электронный документ".
Отправка в личный кабинет ЕИС данных по этапу исполнения госконтракта
Полный интерфейс: меню "Продажи - Продажи - Реализация (акты, накладные, УПД)".
Источник: БУХ.1С
