Электронное актирование: "новая реальность" наступила для всех учреждений-заказчиков

Казначейством в ЕИС реализована функциональная возможность по формированию и подписанию электронной подписью электронных документов о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги при исполнении контракта.

Это и называется электронным актированием.

Ранее мы рассказывали, что в 2021 году "новая реальность" электронного актирования касалась ряда федеральных ПБС: они должны были предусмотреть в контрактах положение о возможности формирования и подписания документов о приемке товаров, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в форме электронного документа в ЕИС в сфере закупок.

Теперь же, начиная с 1 января 2022 года, электронное актирование внедрено повсеместно и распространено на заказчиков всех уровней бюджетов независимо от типа учреждения.

Как существовать в "новой реальности"? Порядок, нюансы и удобства наши эксперты рассмотрели в специальных материалах.

Источник: Система ГАРАНТ

 

Исполнение контракта по Закону N 44-ФЗ. Приемка товаров, результатов работ, услуг 

Закон N 44-ФЗ основан, в том числе, на нормах Гражданского кодекса РФ (ч. 1 ст. 2 этого Закона), и контракт в силу п. 3 ч. 1 ст. 1, пп. 8, 8.1 ч. 1 ст. 3 Закона N 44-ФЗ является гражданско-правовым договором. Поэтому нормы Гражданского кодекса РФ должны применяться к отношениям по контрактам, поскольку иное не предусмотрено нормами Закона N 44-ФЗ (см. также ответ на вопрос N 81 приложения к письму Минэкономразвития России от 30.09.2014 N Д28И-1889). Таким образом, исполнение контракта осуществляется в соответствии с гражданским законодательством и Законом N 44-ФЗ, на что и указано в ч. 1 ст. 94 этого Закона. Закон N 44-ФЗ устанавливает только некоторые особенности исполнения контрактов. 

Согласно ч. 1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ под исполнением контракта понимается комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) (далее - контрагент), включающий в себя, в том числе: 

1) приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги (далее - исполнение по контракту), а также отдельных этапов исполнения контракта, предусмотренных контрактом; 

2) оплату заказчиком контрагенту исполнения по контракту; 

3) взаимодействие заказчика с контрагентом при исполнении, изменении, расторжении контракта, применении мер ответственности по нему. 

Вопросы порядка оплаты по контракту, изменения и расторжения контракта рассматриваются в отдельных материалах. 

В силу ч. 2 ст. 94 Закона N 44-ФЗ контрагент в соответствии с условиями контракта обязан своевременно предоставлять достоверную информацию о ходе исполнения своих обязательств, в том числе о сложностях, возникающих при исполнении контракта, а также к установленному контрактом сроку обязан предоставить заказчику результаты поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, предусмотренные контрактом, результаты отдельного этапа исполнения контракта, при этом заказчик обязан обеспечить приемку поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги. 

Согласно ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ для проверки предоставленных контрагентом результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта заказчик обязан провести экспертизу. Каких-либо оговорок о проведении экспертизы в зависимости от вида поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг или от суммы контракта законом не предусмотрено. Следовательно, эта обязанность установлена для всех контрактов. 

Требования к процедуре проведения экспертизы, перечень необходимых действий или процедур, которые должны проводиться при проверке (экспертизе), законом не установлены. По смыслу положений п. 1 ч. 1, ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, экспертиза фактически равнозначна проверке товара, результата работ, услуг во время их приемки, проведение которой предусмотрено гражданским законодательством (ст. 474, пп. 2, 3 ст. 513, пп. 1 - 3 ст. 720, ст. 783 ГК РФ). Вопрос же о необходимых в ходе экспертизы действиях, по нашему мнению, и не может быть урегулирован законом, поскольку необходимость тех или иных действий, процедур определяется как спецификой поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, все многообразие которых заведомо невозможно определить и описать, так и характером потребностей самого заказчика. 

Согласно той же ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ экспертиза результатов, предусмотренных контрактом, может проводиться заказчиком своими силами или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов, заключенных в соответствии с этим Законом. В ч. 1 ст. 41 Закона N 44-ФЗ также указано, что заказчики привлекают экспертов, экспертные организации, то есть сторонних лиц, физических или юридических (далее - внешние эксперты), в случае, предусмотренном ч. 3 ст. 93 Закона N 44-ФЗ (см. также п. 15 ст. 3 Закона N 44-ФЗ). 

Случаи обязательного привлечения внешних экспертов вправе определить Правительство РФ на основании ч. 4.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ. В настоящее время таких случаев не установлено. 

За непривлечение сторонних экспертов в случаях, когда это обязательно, ч. 8 ст. 7.32 КоАП РФ установлена административная ответственность. 

Во всех случаях заказчик вправе проводить экспертизу силами своих сотрудников. При этом каких-либо специальных требований к сотрудникам заказчика, осуществляющим экспертизу, закон не предусматривает (см. также, например, письмо Минэкономразвития России от 11.04.2014 N Д28и-477). Также закон не требует образования для этого каких-либо структурных подразделений или рабочих органов (например, "экспертной комиссии"). 

Более подробно о приемочной комиссии смотрите в отдельном материале. 

Для приемки исполнения по контракту, отдельному этапу исполнения контракта согласно ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ по решению заказчика может создаваться приемочная комиссия, которая состоит не менее чем из 5 человек. Обратим внимание, что формирование приемочной комиссии является именно правом, а не обязанностью заказчика. 

При этом закон не устанавливает никаких требований к лицам, включаемым в приемочную комиссию (см. также, например, письмо Минэкономразвития России от 27.06.2014 N Д28и-1258). Представляется очевидным, что целесообразно формировать приемочную комиссию из лиц, имеющих специальные познания в области приобретаемых товаров, работ, услуг и (или) в области организации закупок, однако это не является обязательным в силу закона. Равным образом закон не устанавливает никаких ограничений на совмещение приемочной комиссией или отдельными ее членами иных функций в рамках закупочной деятельности заказчика. 

С учетом того, что, как уже говорилось выше, проведение экспертизы трудно отделить от приемки, представляется очевидным, что приемочная комиссия вправе осуществлять и экспертизу предлагаемых к приемке товаров, работ, услуг, когда такая экспертиза осуществляется силами самого заказчика, без привлечения сторонних экспертов. 

Приемка исполнения по контракту, отдельному этапу исполнения контракта согласно п. 1 ч. 13 ст. 34, ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом (см. также письмо Минфина России от 24.07.2020 N 24-03-10/64858), и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии - подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо заказчиком в те же сроки направляется контрагенту в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа. 

В силу ч. 7.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ в случае установления заказчиком требования об обеспечении гарантийных обязательств оформление документа о приемке (за исключением отдельного этапа исполнения контракта) поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги осуществляется после предоставления контрагентом такого обеспечения в порядке и в сроки, которые установлены контрактом. 

Подробнее об обеспечении гарантийных обязательств по контракту смотрите в отдельном материале. 

При исполнении контракта жизненного цикла оформление документа о приемке поставленного товара или выполненной работы (в том числе при необходимости проектирования объекта капитального строительства, создания товара, который должен быть создан в результате выполнения работы) осуществляется после предоставления поставщиком (подрядчиком) в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, обеспечения исполнения контракта в части последующего обслуживания, при необходимости эксплуатации в течение срока службы, ремонта и (или) утилизации поставленного товара или созданного в результате выполнения работы объекта капитального строительства или товара (ч. 7.2 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

Об обеспечении исполнения контракта подробно смотрите в отдельном материале. 

За несоставление документов о приемке исполнения по контракту или отдельных этапов исполнения контракта, как и за ненаправление мотивированного отказа от подписания таких документов в случае отказа от их подписания ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ установлена административная ответственность. 

Кроме того, ч. 10 ст. 7.32 КоАП РФ административная ответственность предусмотрена за приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельного этапа исполнения контракта в случае несоответствия этих товара, работы, услуги либо результатов выполненных работ условиям контракта, если выявленное несоответствие не устранено контрагентом и привело к дополнительному расходованию бюджетных средств или уменьшению количества поставляемых товаров, объема выполняемых работ, оказываемых услуг. 

В случае привлечения к экспертизе внешних экспертов результаты экспертизы оформляются в виде заключения, которое подписывается экспертом, уполномоченным представителем экспертной организации (ч. 7 ст. 41 Закона N 44-ФЗ). При этом при принятии решения о приемке или об отказе в приемке исполнения по контракту заказчик, приемочная комиссия должны учитывать отраженные в заключении по результатам экспертизы предложения внешних экспертов (ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

Согласно п. 10 ч. 2 ст. 103 Закона N 44-ФЗ в реестр контрактов включается заключение по результатам экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (отдельного этапа исполнения контракта) (в случае привлечения заказчиком для проведения такой экспертизы внешних экспертов, экспертных организаций). 

Как следует из ч. 3 ст. 103 Закона N 44-ФЗ, для включения в реестр контрактов эта информация направляется заказчиком в течение 5 рабочих дней с даты исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) в Федеральное казначейство как федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по казначейскому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы РФ (п. 1 Положения о Федеральном казначействе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 N 703). 

Указаний об оформлении результатов экспертизы, проводимой силами самого заказчика, закон не дает. В такой ситуации, по мнению Минэкономразвития России (см. письма от 09.02.2015 N Д28и-130, от 29.01.2015 N Д28и-188, от 12.07.2016 N Д28и-1778) и Минфина России (см. письма от 26.10.2017 N 24-03-08/70501, от 06.02.2018 N 24-03-08/6839), документом, подтверждающим проведение экспертизы, является непосредственно оформленный и подписанный заказчиком документ о приемке. По нашему мнению, это вполне соответствует логике хозяйственной деятельности. 

Из чч. 1, 6, 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ следует, что заказчик обязан проводить экспертизу как результатов исполнения контракта, так и результатов отдельных этапов исполнения контракта. 

Под отдельным этапом исполнения контракта в Законе N 44-ФЗ понимается часть обязательства контрагента, в отношении которого контрактом установлена обязанность заказчика обеспечить приемку (с оформлением документа о приемке) и оплату поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги (п. 8.4 ч. 1 ст. 3 Закона N 44-ФЗ). 

Закон N 44-ФЗ не дает каких-либо указаний о форме документа о приемке исполнения по контракту (за исключением документа о приемке по контракту, заключенному по итогам электронных процедур, закрытых электронных процедур, о чем смотрите в отдельном разделе настоящего материала), заключения по результатам экспертизы такого исполнения. Соответственно, они могут готовиться в свободной форме. 

В качестве документа о приемке исполнения по контракту может выступать, например, накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ (оказанных услуг) (см. также письма Минэкономразвития России от 31.12.2014 N Д28и-2904, от 09.12.2014 N Д28и-2709). 

При этом, поскольку, как было сказано выше, экспертиза фактически является частью процедуры приемки исполнения по контракту, для оформления экспертизы приемки товаров будет достаточно подписания документа о приемке ответственным за экспертизу товара должностным лицом (работником) (см. также ответ на вопрос 78 приложения к письму Минэкономразвития России от 30.09.2014 N Д28И-1889). 

В силу п. 11.5 постановления Правительства РФ от 09.12.2020 N 2050 "Об особенностях реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2021 год и на плановый период 2022 и 2023 годов" главные распорядители средств федерального бюджета, включенные в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ, как получатели средств федерального бюджета и подведомственные им получатели средств федерального бюджета предусматривают в заключаемых ими контрактах, которые не содержат сведения, составляющие гостайну, и информация о которых подлежит включению в реестр контрактов, для формирования и оплаты денежных обязательств при исполнении контрактов положения о возможности формирования и подписания документов о приемке исполненного по контракту, а также отдельных этапов исполнения контракта в форме электронного документа в единой информационной системе (ЕИС). 

Перечень таких заказчиков утвержден распоряжением Правительства РФ от 18.06.2021 N 1659-р. 

В письме Минфина России от 13.05.2021 N 09-02-09/36934 указано, что в предусмотренных выше случаях положения о возможности формирования и подписания документов о приемке в форме электронного документа в ЕИС необходимо включать и в извещения об осуществлении закупки. 

Отметим, что Закон N 44-ФЗ не содержит требований, чтобы контракт был исполнен в полном объеме в любом случае, независимо ни от каких объективных обстоятельств. Контракт может быть исполнен не полностью, а в объеме фактически сложившейся потребности заказчика. Подробнее данный вопрос рассмотрен в отдельном материале. 

Сведения об исполнении контракта в силу п. 10 ч. 2 ст. 103 Закона N 44-ФЗ должны быть переданы в реестр контрактов или, если такие сведения составляют государственную тайну, - в реестр контрактов, содержащий сведения, составляющие государственную тайну (ч. 7 ст. 103 Закона N 44-ФЗ). Вопросы, связанные с указанными реестрами контрактов рассмотрены в отдельном материале. 

Подписание документа о приемке по контракту, заключенному по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур по Закону N 44-ФЗ 

Частью 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ установлен порядок подписания документа о приемке исполненного по контракту, заключенному по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона N 44-ФЗ). 

1. Размещение контрагентом в ЕИС подписанного документа о приемке 

В силу п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ контрагент в срок, установленный в контракте в соответствии с подп. "а" п. 1 ч. 2 ст. 51 Закона N 44-ФЗ, формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени контрагента и размещает в ЕИС документ о приемке, который должен содержать: 

- включенные в контракт в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 51 Закона N 44-ФЗ идентификационный код закупки (ИКЗ), наименование, место нахождения заказчика, наименование объекта закупки, место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, информацию о контрагенте, предусмотренную подп. "а", "г" и "е" ч. 1 ст. 43 Закона N 44-ФЗ, единицу измерения поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг), выполненной работы, оказанной услуги (подп. "а" п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- наименование поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги (подп. "б" п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- наименование страны происхождения поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг) (подп. "в" п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- информацию о количестве поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг) (подп. "г" п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- информацию об объеме выполненной работы, оказанной услуги (подп. "д" п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- стоимость исполненных контрагентом обязательств, предусмотренных контрактом, с указанием цены за единицу поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг), выполненной работы, оказанной услуги (подп. "е" п. 1 ч. 1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- иную информацию с учетом требований, установленных в соответствии с ч. 3 ст. 5 Закона N 44-ФЗ (подп. "ж" п. 1 ч. 1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

К документу о приемке могут прилагаться документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация, содержащаяся в прилагаемых документах, не соответствует информации, содержащейся в документе о приемке, приоритет имеет предусмотренная п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ информация, содержащаяся в документе о приемке (п. 2 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

Согласно п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ документ о приемке, подписанный контрагентом, не позднее 1 часа с момента его размещения в ЕИС автоматически с использованием ЕИС направляется заказчику. 

Датой поступления заказчику подписанного контрагентом документа о приемке считается дата размещения такого документа в ЕИС в соответствии с часовой зоной, в которой расположен заказчик (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

2. Подписание заказчиком документа о приемке либо формирование и размещение в ЕИС мотивированного отказа от подписания документа о приемке 

Если не создавалась приемочная комиссия, то согласно п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке, заказчик осуществляет одно из следующих действий: 

- подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в ЕИС документ о приемке (подп. "а" п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в ЕИС мотивированный отказ от подписания документа о приемке (далее - мотивированный отказ) с указанием причин такого отказа (подп. "б" п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

Если создавалась приемочная комиссия, то, как указано в п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления заказчику документа о приемке: 

- члены приемочной комиссии подписывают усиленными электронными подписями документ о приемке или формируют с использованием ЕИС, подписывают усиленными электронными подписями мотивированный отказ с указанием причин такого отказа. Если приемочная комиссия включает членов, не являющихся работниками заказчика, допускается подписание документа о приемке, составление мотивированного отказа, подписание такого отказа без использования усиленных электронных подписей и ЕИС (подп. "а" п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ); 

- после подписания членами приемочной комиссии документа о приемке или мотивированного отказа заказчик подписывает документ о приемке или мотивированный отказ усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает их в ЕИС. Если члены приемочной комиссии в соответствии с подп. "а" п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ не использовали усиленные электронные подписи и ЕИС, заказчик прилагает подписанные ими документы в форме электронных образов бумажных документов (подп. "б" п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

Согласно п. 6 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ документ о приемке, мотивированный отказ не позднее 1 часа с момента размещения в ЕИС направляются автоматически с использованием ЕИС контрагенту. 

Датой поступления контрагенту документа о приемке, мотивированного отказа считается дата размещения таких документов в ЕИС в соответствии с часовой зоной, в которой расположен контрагент (п. 6 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

Датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). 

3. Повторная приемка при устранении контрагентом причин, указанных в мотивированном отказе от подписания документа о приемке 

В соответствии с п. 7 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ в случае получения мотивированного отказа контрагент вправе устранить причины, указанные в таком мотивированном отказе, и направить заказчику документ о приемке в порядке, предусмотренном ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, то есть в том же порядке, как и первоначальный документ о приемке. 

4. Внесение исправлений в документ о приемке 

Внесение исправлений в документ о приемке осуществляется путем формирования, подписания усиленными электронными подписями лиц, имеющих право действовать от имени контрагента, заказчика, и размещения в ЕИС исправленного документа о приемке (ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Бухгалтерские документы (для бюджетной сферы)

В бухгалтерию организаций бюджетной сферы непрерывно поступает поток самых разных документов, на основании которых в учете отражаются факты хозяйственной жизни. Немало документов формируют и сами сотрудники бухгалтерской службы.

Все эти документы подлежат проверке:

1) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов);

2) по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Качественно разработанный график документооборота поможет организации бюджетной сферы:

- систематизировать разрозненную информацию о перечне первичных учетных документов (иных документов), обрабатываемых в учреждении, сроках их оформления и хранения, ответственных должностных лицах (подразделениях);

- оптимизировать учетные процедуры;

- определить оптимальное число исполнителей для обработки каждого первичного документа;

- контролировать движение документа и работу должностных лиц учреждения.

В силу своих полномочий Росархив разработал Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях повышения эффективности работы с документами (приказ Росархива от 11.04.2018 N 44).

Документ регламентирует правила подготовки документов, технологию работы с ними, организацию их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации на единой правовой и методической основе.

Требования к делопроизводству распространяются на все государственные организации независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Установленные правила касаются управленческих документов на любых носителях. Примерная инструкция служит основой для разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству учреждения, в которой должны быть урегулированы в том числе:

- порядок подготовки и оформления отдельных видов документов;

- процедура согласования проектов документов, их подписания и утверждения;

- организация документооборота и доступа к документам;

- вопросы изготовления, учета, использования и хранения печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Примерная инструкция содержит в виде приложений образцы управленческой документации.

Требования к бухгалтерским документам

Принципиально важно, чтобы все бухгалтерские документы оформлялись в строгом соответствии с существующими стандартами и содержали все обязательные реквизиты. Только документ, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа и надлежаще подписанный сторонами сделки, может быть принят к учету (письмо Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565).

При оформлении бухгалтерских документов могут иметь место несущественные, малозначительные дефекты. Обоснованность принятия к учету документов с такими дефектами, как правило, удается доказать в суде, а иногда и непосредственно в ходе контрольных мероприятий. Однако осознанное принятие к учету подобных документов существенно увеличивает риски неэффективного использования денежных средств и рабочего времени сотрудников учреждения в будущем.

Таким образом, все специалисты бухгалтерии, а также сотрудники, ответственные за создание или приемку бухгалтерских документов, должны быть проинформированы о стандартах, в соответствии с которыми такие документы должны оформляться. Это позволит избегать ошибок при создании документов непосредственно в бухгалтерии. Более того, можно будет свести к нулю приемку документов, оформленных с нарушениями:

- сотрудниками иных структурных подразделений учреждения;

- контрагентами организации.

Первичные учетные документы

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 20 Стандарта "Концептуальные основы ...", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Такие документы могут оформляться в организации бюджетной сферы (например, Акты о приемке-передаче объектов нефинансовых активов) или поступать от контрагентов (например, накладные поставщиков).

Кроме того, согласно п. 318 Инструкции N 157н в учетной политике организации бюджетной сферы должен быть определен перечень документов - оснований для отражения принятых обязательств на счете 502 00 (см. образец). В этот перечень могут быть включены документы, не относящиеся к первичным (счета, счета - фактуры, приказы о направлении в командировку и т.п.). При разработке перечня можно учесть, в частности, положения Приложения 3 к Порядку, утв. приказом Минфина России от 30.10.2020 N 258н.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством, должны оформляться первичные документы:

- создаваемые непосредственно в учреждении;

- поступающие в учреждение из иных организаций бюджетной сферы.

На практике это означает, что в указанных выше случаях при оформлении фактов хозяйственной жизни обязательно должны применяться унифицированные формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД, утв. Приказом N 52н. Унифицированные формы иных классов в организациях бюджетной сферы должны обязательно применяться в том случае, если это прямо предусмотрено Приложениями к Приказу N 52н или иными правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов (см. письмо Минфина России от 03.04.2018 N 02-07-10/21628).

Если в соответствии с приведенным выше порядком учреждение не обязано применять унифицированную форму или такая форма отсутствует, к учету можно принимать первичные документы, оформленные в произвольном порядке. А вот организации негосударственного сектора, индивидуальные предприниматели (ИП) по общему правилу вправе:

- самостоятельно разрабатывать формы всех применяемых первичных документов;

- полностью или выборочно использовать унифицированные формы.

Формы первичных документов, определяемые руководителем экономического субъекта, обязательно должны содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 Стандарта "Концептуальные основы..."). Таким образом, учреждения обязаны принимать от организаций негосударственного сектора и ИП документы, составленные без использования унифицированных форм, в т.ч. универсальные передаточные документы (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 30.03.2015 NN 02-03-09/17449, 07-04-05/05-196). Вместе с тем, условиями договоров (контрактов), заключаемых организациями бюджетной сферы, может быть предусмотрено предоставление форм первичных учетных документов установленной формы (письмо Минфина России от 11.12.2014 N 02-06-05/64022).

Порядок оформления факта оказания услуги (возникновения обязательств в рамках соответствующего договора) устанавливается условиями договора с учетом обычаев делового оборота и действующего законодательства. Оформление выполнения услуг односторонним акцептом на документе по получению сведений (с учетом акцепта стороны договора по оказанию услуг действием получения сведений), в случае когда такие условия предусмотрены порядком оказания услуг, не противоречит правилам ведения бухгалтерского учета (письмо Минфина России от 11.10.2019 N 02-07-10/78399).

Также для оформления факта выполнения работ или оказания услуг учреждение может дополнить счет-фактуру необходимыми реквизитами, утвердив такую форму в рамках учетной политики (письмо Минфина России от 10.01.2020 N 02-06-10/391).

Среди обязательных реквизитов первичного учетного документа не упоминается печать организации (письмо ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105@). В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа не может рассматриваться в качестве нарушения (письмо Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390). Напомним также, что ИП и хозяйственные общества могут, но не обязаны иметь печать (см., в частности, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", см. также письмо ФНС России от 04.03.2020 N КВ-4-14/3735@).

Первичные учетные документы являются главным документальным свидетельством совершения той или иной операции. Иные документы могут подтверждать факт хозяйственной жизни только косвенно и служат, как правило, для получения более детальной информации о совершенной хозяйственной операции и об обстоятельствах, сопутствующих ее совершению.

Как уже было указано выше, по общему правилу записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов. В то же время при необходимости постоянной обработки больших объемов однородных первичных документов в учетной политике можно предусмотреть возможность составления сводных учетных документов, на основании которых бухгалтерские записи будут отражаться в регистрах учета. Формы сводных учетных документов утверждаются Минфином России, а в случае отсутствия какой-либо формы она разрабатывается учреждением самостоятельно.

Дополнительные документы

Для подтверждения законности (обоснованности, эффективности) той или иной хозяйственной операции, отражаемой в учете, к первичным учетным документам, как правило, прилагаются самые различные дополнительные документы.

I. К таким документам прежде всего относятся договоры (контракты) или их копии со всеми приложениями и дополнениями. Чем подробнее в этих документах будут описаны условия, спецификации, ответственные лица и прочие существенные обстоятельства, тем меньше вопросов будет возникать у контролирующих органов.

II. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на осуществление той или иной хозяйственной операции. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др.) определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (до 1 июля 2018 года - ГОСТ Р 6.30-2003).

Например, заработная плата (в том числе премии) начисляется, в частности, на основании различных приказов руководителя учреждения, а по итогам начисления составляются соответствующие ведомости. Другой пример: наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру на основании решения (распоряжения) руководителя учреждения, принимаемого на основании письменного заявления подотчетного лица. В отдельных случаях распорядительные документы могут оформляться с применением унифицированных форм (например, N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"), а в иных ситуациях - в порядке, определенном в госучреждении, с учетом дополнительных требований, установленных на уровне публично-правового образования или отдельного ведомства.

III. Помимо распорядительных документов важное значение имеют документы, обосновывающие те или иные решения (расчеты, заключения профильных комиссий организации, отчеты исполнителей, технические задания, заявки и т.п.). Оформляются они в произвольной форме.

Например, уже на этапе принятия решения о приобретении того или иного имущества в учреждении должен быть сформирован "набор аргументов", обосновывающих применение соответствующей статьи КОСГУ - 310 или 340 (с учетом детализации). Итогом подобной работы может стать оформленное в письменной форме заключение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.

IV. К первичным документам также могут прилагаться документы, оформляемые в произвольной форме согласно обычаям делового оборота. К таким документам относятся, например, счета - в настоящее время нормативными правовыми актами единая форма счета не установлена (см. также письма Минфина России от 09.04.2009 N 02-03-07/1970, Федерального казначейства от 10.04.2009 N 42-5.1-13/14).

Совсем не лишними будут и документы, позволяющие при необходимости доказать, что у контрагента имелись трудовые и материальные ресурсы, необходимые для исполнения условий договора (контракта) (представленные контрагентами копии договоров аренды помещений, автомобилей и оборудования, паспортов транспортных средств (ПТС), свидетельств о праве собственности на объекты недвижимости, штатных расписаний и т.п.).

Целесообразно также сохранять всю переписку с представителями контрагентов, а также документы, подтверждающие полномочия физических лиц, с которыми велась такая переписка.

V. И наконец, отдельные документы могут приниматься (создаваться) прежде всего в целях организации налогового учета (например, счет-фактуры).

Использование копий первичных учетных документов

В ряде случаев сотрудникам бухгалтерских служб приходится работать не с оригиналами, а с копиями первичных учетных документов. Так, например, контрагенты в силу различных обстоятельств могут передавать первичные документы по факсу или с использованием электронной почты (без применения электронной подписи). Кроме того, копии документов в отдельных случаях могут изготавливаться учреждением при формировании им электронных первичных учетных документов (с применением электронной подписи).

Согласно подп. 23 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В свою очередь, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В соответствии с п. 5.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Однако электронный скан-образ документа, подписанный усиленными квалифицированными электронными подписями указанных в документе лиц, не всегда может заменить подлинник (письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии. Более того, ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 32 Стандарта "Концептуальные основы ..." предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

Согласно п. 32 Стандарта "Концептуальные основы ..." скан-копии первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), принимаются к бухгалтерскому учету в случае их соответствия положениям п. 26 Стандарта "Концептуальные основы..." и при условии удостоверения соответствия скан-копии подлиннику документа квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) лица, ответственного за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Таким образом, полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений. Для целей бухгалтерского учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

Кроме того, целесообразно, чтобы выполнялись следующие условия:

1) документ должен быть скопирован полностью (иными словами, в копии должна содержаться вся информация, содержащаяся в оригинале);

2) речь идет о копии документа, который изначально был составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо содержал все обязательные реквизиты;

3) копия не просто заверена в соответствии с требованиями стандартов, но содержит оригинальные подписи всех должностных лиц, ранее подписавших первичный документ, а также оригинальные оттиски печатей соответствующих организаций;

4) в случае наличия в заверяемых документах более одного листа все листы копий прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Обойтись полностью без формирования копий первичных (сводных) учетных документов на бумажных носителях не получится даже в том случае, если в учреждении такие документы формируются в электронном виде с использованием электронной подписи и хранятся на машинных носителях (заверять копии электронных документов желательно в соответствии с положениями ГОСТа Р 7.0.97-2016). При формировании копии электронного документа на бумажном носителе целесообразно проставлять отметку "Копия электронного документа" (письмо Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571).

Согласно чч. 6, 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 32 Стандарта "Концептуальные основы..." и п. 17 Инструкции N 157н копии на бумажных носителях необходимо формировать:

1) если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа - по требованию другого лица или государственного органа;

2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;

3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики учреждения (единой учетной политикой при централизации учета).

Электронное актирование в ЕИС

Мы привыкли, что документ о приемке исполнения по контракту - это, как правило, накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ (оказанных услуг), оформленные в печатном виде. Однако наряду с таким оформлением приемки Казначейством в ЕИС реализована процедура электронного актирования, когда документ о приемке товаров, работ или услуг формируется и подписывается электронной подписью в электронной форме посредством функциональных возможностей ЕИС. Такой вариант формирования документов позволяет минимизировать бумажный документооборот и оптимизировать порядок взаимодействия заказчиков и исполнителей, в том числе, процесс оплаты.

Еще в 2021 году для ряда федеральных ПБС Постановлением Правительства РФ от 09.12.2020 N 2050 было введено требование предусмотреть в контрактах положение о возможности формирования и подписания документов о приемке товаров, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в форме электронного документа в ЕИС в сфере закупок.

Частью 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ установлен порядок подписания документа о приемке исполнения по контракту, заключенному по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона N 44-ФЗ).

Информация о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта с приложением документа о приемке включается в реестр контрактов (п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона N 44-ФЗ).

Документ о приемке исполнения по контракту, сформированный в электронном виде и подписанный электронной подписью, принимается к учету в качестве первичного учетного документа, на его основании в учете отражаются бухгалтерские операции, а также он является основанием для проведения оплаты (п. 32 Стандарта "Концептуальные основы", ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Датой приемки при электронном актировании является дата подписания в ЕИС руководителем или уполномоченным лицом заказчика сформированного электронного документа о приемке.

Электронное актирование во многом упрощает работу:

1. На основании сформированных и подписанных в ЕИС электронных документов о приемке предусмотрена возможность автоматического формирования сведения об исполнении контракта, сведения об исполнении денежного обязательства, а также распоряжения на оплату (заявки на кассовый расход, платежного поручения). Механизм электронного актирования позволяет сократить трудозатраты по формированию таких документов - все формируется в ЕИС на основании электронного акта. Заказчику остается лишь проверить и подписать сформированные документы электронной подписью. Причем форматы выгрузки документов из ЕИС в ГИС "Электронный бюджет" отработаны.

2. Электронное актирование в ЕИС позволяет заказчику подписать документ приемки не только руководителем или уполномоченным лицом, но и приемочной комиссией. Для этого необходимо обеспечить сотрудников, которые входят в состав приемочной комиссии, электронными подписями, а также настроить в ЕИС права и полномочия подписантов и предоставить им доступ в ЕИС.

Также можно дополнительно прикрепить скан документа приемки, сформированного и подписанного приемочной комиссией на бумажном носителе. Дело в том, что зачастую к работе комиссии привлекаются сторонние лица, которые не являются работниками учреждения (к примеру, независимые эксперты), или формируются межведомственные комиссии по приемке. Такие привлеченные к работе приемочной комиссии лица не могут подписывать в ЕИС электронные документы.

3. В электронном акте предусмотрена возможность указать сведения о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств. Это позволят сформировать денежное обязательство с учетом условия об удержании санкций из суммы причитающейся контрагенту оплаты стоимости товаров, работ или услуг.

_______________________

*(1) Организация бюджетной сферы самостоятельно принимает решение о дате начала применения новых форм, утвержденных Приказом N 52н (см. письма Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, Федерального казначейства от 10.06.2015 N 07-04-05/02-374). Желательно, чтобы эта дата была согласована с вышестоящей организацией и утверждена локальным документом организации (учетной политикой).