В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.
Содержание:
Порядок отправки документов в ЕИС
Порядок формирования электронного документа о приёмк
Раздел «Товары, работы и услуги»
Как изменить в ЕИС первичный учётный документПредоставление электронных документов в ФНС
Исправление передаточного документа Создание документа-исправления
Создание корректировочного документа
Порядок отправки документов в ЕИС
Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.
Поставщик:
- Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
- Поставка ТРУ.
Заказчик:
- Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
- Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
- Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:
- осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
- осуществлена частичная приёмка
- отказ от приёмки ТРУ
Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:
- Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
- Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
- Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
- Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.
При частичной приёмке ТРУ:
- Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
- Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
- Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
- Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.
В ситуации отказа от приёмки ТРУ:
- Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
- Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
- Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.
Порядок формирования электронного документа о приёмке
Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:
- счёт-фактуру
- универсальный передаточный документ
- корректировочные документы
Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».
В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.
Раздел «Общая информация»
Здесь содержится самая основная информация:
- вид документа
- дата его формирования
- наименование организации, являющейся поставщиком
Раздел «Контрагенты»
Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:
- наименование организации
- ИНН и КПП
- реквизиты свидетельства о регистрации
Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.
Раздел «Товары, работы и услуги»
В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.
Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:
- наименование и код ТРУ
- единица измерения
- цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС
Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:
- сорт и артикул товара
- количество
- данные таможенной декларации
Раздел «Факт отгрузки»
Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:
- дата
- ФИО, а также должность лица, передающего товар
- информация о ТН
- сведения о документе отгрузки
Раздел «Подписанты»
Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.
Раздел «Подписание»
Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.
Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.
Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.
Как изменить в ЕИС первичный учётный документ
В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.
Исправление передаточного документа
Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:
- «Открыть на редактирование»
- «Внести изменения»
Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.
Создание документа-исправления
Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».
В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.
Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:
- вид документа
- наименование и количество товара
- стоимость товара с учётом налога
- размер акцизного сбора
Создание корректировочного документа
Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:
- не полностью приняты ТРУ
- подверглась изменению стоимость товаров (работ)
Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».
Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:
- увеличивать или уменьшать число товаров
- добавлять или удалять товары (работы)
- менять цену за единицу товара
К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.
Предоставление электронных документов в ФНС
Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.
Казначейство России и ФНС утвердили Письмо казначейства РФ N 14-00-06/27476, ФНС РФ N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, определившее: документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами, заверенными рукописной подписью.
Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:
- односторонние
- двусторонние
При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.
Источник: ЗакупкиКонтур
Письмо Федерального казначейства и Федеральной налоговой службы от 18 декабря 2019 г. №№14-00-06/27476, АС-4-15/26126@ “Об электронном документообороте документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг), сформированных с использованием Единой информационной системы в сфере закупок”
10 января 2020
Положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной системе) урегулированы вопросы исполнения государственных и муниципальных контрактов, в том числе необходимость оформления документов о приемке поставленного товара (выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта). Также согласно статье 103 Закона о контрактной системе предусмотрена обязанность включения сведений об исполнении государственного и муниципального контракта в реестр контрактов, заключенных заказчиками, который ведется в единой информационной системе в сфере закупок (далее - ЕИС).
Согласно части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закона 402-ФЗ) первичный учетный документ, составляемый при совершении факта хозяйственной жизни, в том числе при передаче-приемке поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, может быть оформлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с частью 6 статьи 4 Закона о контрактной системе и постановлением Правительства Российской Федерации от 13.04.2017 N 442 Федеральное казначейство является оператором ЕИС и согласно письму Федеральной налоговой службы от 30.09.2019 N 6-3-02 включено в сеть доверенных операторов электронного документооборота счетов-фактур Федеральной налоговой службы.
С учетом положений Закона о контрактной системе и Закона 402-ФЗ с 1 июля Федеральным казначейством в ЕИС реализована первая очередь функциональных возможностей для заказчиков и поставщиков (подрядчиков, исполнителей) по формированию и подписанию электронной подписью электронных документов о приемке поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) по формату, утвержденному ФНС России для представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (далее в письме - документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг)).
Федеральная налоговая служба и Федеральное казначейство сообщают о том, что в отношении электронных документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) применимы следующий порядок их формирования и передачи:
1) документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями;
2) в случае истребования у налогоплательщика документа о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированного в ЕИС в электронной форме, он представляется в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи в порядке, определенном ФНС России в соответствии с пунктом 4 статьи 31 и статьями 93 и 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (приказы ФНС России от 18.01.2017 №ММВ-7-6/16 и от 17.02.2011 №ММВ-7-2/168).
Аналогичный порядок может быть использован налогоплательщиком для представления в налоговые органы приложенных к документу о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) файлов скан-образов документов, созданных на бумажном носителе (в случае их истребования в рамках налоговых проверок).
В случае истребования налоговым органом документов, содержащих дополнительную информацию к информации, отраженной в сформированном в ЕИС документе о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) в электронной форме, составленных в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, такие документы передаются на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
